Sie finanzieren eine einzelne FIN.
Ihre Daten bekommen Sie aggregiert.
Das Risiko aus Instandhaltungskosten und Restwert tragen Sie je Fahrzeug. Reparaturen geben Sie ohne Vergleichswert frei, die Rechnung kommt gesammelt für das ganze Werkstattnetz, und die Wahrheit über das Fahrzeug erfahren Sie bei der Rückgabe — wenn sich nichts mehr ändern lässt.
FleetFlow setzt genau dort an, wo das Geld noch nicht draußen ist: bei der Kostenfreigabe.
Pilot auf einem abgegrenzten Teil Ihrer Flotte. Parallel zu Ihrem Prozess, ohne Austausch Ihres Systems.
Fahrzeugfinanzierung in Polen 2025 — 73,8 % des gesamten Leasingmarkts
Fahrzeuge in den Flotten polnischer Fuhrparkmanagement-Anbieter (30.06.2026)
Neuzulassungen im Fuhrparkmanagement H1 2026 — bei 12,4 % Flottenwachstum
Anstieg der Reparaturkosten ggü. Vorjahr 2024, bei 4,7 % Inflation
Die verwalteten Flotten wachsen um 12,4 %, die Neuzulassungen um 2 %, und der Anteil des Fuhrparkmanagements an den Firmenkäufen sinkt. Es wächst der Bestand, nicht der Absatz — und genau dann holt man Marge über die Betreuungskosten, nicht über Wachstum.
Wo die Datenkette reißt
Die Buchhaltung liefert Lieferant und Betrag. Das Controlling braucht etwas völlig anderes — und niemand setzt diese Kette zusammen.
- 1Ereignis: Reparatur, Wartung, Schaden
- 2Werkstatt erstellt den Kostenvoranschlag
- 3Freigabe — meist ohne Vergleichswerthier setzt FleetFlow an
- 4Ausführung
- 5Sammelrechnung für Netz und Zeitraum
- 6Kosten am Vertrag nach 30–60 Tagen
Die Kette, die die Buchhaltung nicht liefert
FIN → Ereignis → Teil oder Arbeit → Laufleistung → Freigabe → Vertrag → Kunde → Kosten
Freigabe ohne Vergleichswert
Wer freigibt, sieht den Kostenvoranschlag und eine Betragsgrenze. Nicht, was diese Position bei dieser Werkstatt vor einem Quartal gekostet hat, was sie anderswo kostet, ob dasselbe Fahrzeug vor einem halben Jahr dieselbe Reparatur hatte und ob das Teil noch unter Garantie steht.
Preisspanne zwischen Vertragswerkstatt und freier Werkstatt: 40–50 % für dieselbe Leistung.
Sammelrechnung ohne Positionen je FIN
Ein Dokument, mehrere hundert Positionen, das ganze Werkstattnetz. Die Aufteilung ist Handarbeit — die Branche selbst spricht von vielen Zusatzstunden pro Monat.
Ein Teil der Kosten erreicht nie das richtige Fahrzeug, sondern nur den Sammeltopf „Flottenkosten”.
Verzug von 30–60 Tagen
Bis die Kosten am Vertrag ankommen, hat das Fahrzeug weitere fünftausend Kilometer hinter sich. Den Trend können Sie beschreiben. Reagieren können Sie nicht mehr.
Abgleich mit dem Vertragsbudget: quartalsweise oder zum Vertragsende.
Rückkopplung zur Kalkulation gekappt
Das Servicebudget im Vertrag wurde vor drei Jahren gerechnet, mit anderen Teile- und Lohnpreisen. Die Abweichung zeigt sich in der Endabrechnung.
Also im Streit mit dem Kunden, bei der Vertragsverlängerung.
Die Frage, die heute kein System einer Leasinggesellschaft beantwortet
„Zeig mir alle FIN, bei denen die erwartete Marge unter die Schwelle gefallen ist, erklär warum und schlag eine Maßnahme vor.”
Zur Antwort müssen Schichten zusammenkommen, die in getrennten Silos liegen: Vertragskern, ERP, Service, Rechnungen, Schäden, Reifen, Telematik und Remarketing.
Fünf Mechanismen, keine Modulliste
Jeder adressiert ein anderes Leck. Der zweite ist der wichtigste — mit ihm beginnt jede Einführung.
Die Kosten finden das Fahrzeug von selbst, am Tag des Rechnungseingangs
Die Sammelrechnung des Werkstattnetzes kommt als ein Dokument mit mehreren hundert Positionen. Jemand sitzt da und teilt sie von Hand auf, ein Teil der Kosten landet auf einem Sammelkonto, das Controlling sieht das volle Bild ein Quartal später.
Das Dokument wird in Positionen zerlegt, jede über eine Kaskade an das Fahrzeug gebunden: Kostenkonto beim Lieferanten → Kennzeichen → Tankkarte oder Kundenkonto. Klassifizierung (Teil, Arbeit, Material, Reifen, Schaden, Assistance) und Buchung auf die Kostenzuordnung vom Tag des Ereignisses. Unsichere Positionen gehen mit Zuordnungsvorschlag in die Ausnahmeliste.
- die Fahrzeugkosten sind vollständig, nicht „so weit, wie die Zuordnung geklappt hat”
- das Controlling hat die Daten am Tag des Belegeingangs, nicht nach einem Quartal
- der Mensch entscheidet über Ausnahmen, nicht über jede Position
Die Entscheidung vor der Kostenfreigabe
Der Kern des AngebotsDie Reparaturfreigabe ist der einzige Punkt der Kette, an dem das Geld noch im Haus bleiben kann. Alles danach ist nur noch Verbuchen. Und wer freigibt, sieht den Kostenvoranschlag und die Betragsgrenze — nicht die Fahrzeughistorie, nicht die Preishistorie der Werkstatt, nicht die Garantie.
Zu jedem Kostenvoranschlag liefert der Agent eine Empfehlung mit Begründung: Ist die Reparatur für diese Laufleistung und dieses Alter plausibel, ist sie eine Wiederholung von vor einem halben Jahr, gehört sie auf die Garantie, passt der Preis zur Historie dieser Werkstatt und des Netzes, deckt der Servicevertrag den Umfang. Unter der Schwelle und ohne Abweichung — automatische Freigabe.
- die Routine läuft durch, die Aufmerksamkeit geht an die Fälle, die sie verdienen
- jede Empfehlung hat Begründung, Konfidenzniveau und Audit-Spur
- kürzere Entscheidung heißt kürzerer Ausfall — beim Lkw kostet der Ausfall mehr als die Reparatur
Freigegeben ≠ ausgeführt ≠ abgerechnet
Drei Dokumente beschreiben dasselbe Ereignis: Freigabe, Werkstattauftrag, Rechnung. In den meisten Organisationen stellt sie niemand systematisch gegenüber.
FleetFlow gleicht sie automatisch ab und zeigt die Differenzen: Positionen über den freigegebenen Umfang hinaus, Preisabweichung gegenüber der Freigabe, Duplikate, Arbeiten ohne jede Freigabe abgerechnet.
- der schnellste und am leichtesten prüfbare Wertbeweis — die Differenz ist da oder sie ist es nicht
- eine Werkstatt, die weiß, dass jede Position gegen die Freigabe läuft, schreibt andere Rechnungen
- der Einkauf bekommt harte Substanz für Nachverhandlungen
Fahrzeug- und Werkstattgedächtnis als Aktivum
Die Fahrzeughistorie liegt verstreut zwischen System, E-Mail und den Köpfen der Beteiligten. Bei der Rückgabe beginnt die Diskussion darüber, wer sich woran erinnert — und die Rückgabe ist, wie die Branche selbst sagt, die häufigste Streitquelle am Vertragsende.
Jedes Ereignis bleibt am Fahrzeug: Kosten, Umfang, Werkstatt, Laufleistung, Entscheidung und deren Begründung. Nach einem Jahr haben Sie die vollständige Fahrzeughistorie und ein Kostenprofil jeder Werkstatt im Netz.
- Rückgabebelastungen mit dokumentierter Historie belegen statt mit Argumenten
- Grundlage für die Restwertkalkulation und ein Abweichungssignal, bevor das Fahrzeug zurückkommt
- Rückkopplung in die Kalkulation neuer Verträge: die reale Kostenkurve statt Annahmen von vor vier Jahren
- Frühwarnsignal: ein Fahrzeug, das plötzlich nicht mehr planmäßig gewartet wird
Ein Agent, der arbeitet — statt eines Bildschirms, den man öffnen muss
Flottensysteme und BI liefern einen Bildschirm. Jemand muss ihn öffnen, wissen wonach er sucht und Zeit dafür haben. In der Praxis öffnet man ihn, wenn das Problem schon da ist.
Der Agent sichtet die Daten selbst und eskaliert nur, was einen Menschen braucht. Gefragt wird auf Deutsch — „zeig mir die Fahrzeuge, bei denen die Servicekosten die Annahme um mehr als 30 % überschreiten” — und die Antwort kommt, nicht eine Anleitung zum Bau eines Reports.
- den Nutzen bekommt, wer keine Zeit hat, ins System zu gehen
- Operationen auf Flottendaten hinter Schalter je Unternehmen, Rollenkontrolle und lückenlosem Audit
- der Agent hält an und fragt nach, wenn die Entscheidung es verdient
Rechnen Sie es auf Ihrer Flotte durch
Es gibt keine Benchmarks zum Kostenleck — niemand veröffentlicht sie. Es gibt aber eine Rechnung, die Sie in einer Minute mit Ihren eigenen Zahlen füllen.
Das ist eine Rechnung, kein Versprechen. Die Vorgabewerte sind Beispiele. Im ersten Gespräch ersetzen wir sie durch Ihre Zahlen — und wenn das Ergebnis eine Einführung nicht trägt, sagen wir das offen, statt Ihnen einen Piloten zu verkaufen.
Belege, dass dieses Geld zurückzuholen ist
Fünf Einführungen aus Märkten, in denen diese Ebene seit Jahren läuft. Gemessen und veröffentlicht.
Das sind nicht unsere Ergebnisse und wir geben sie nicht als Prognose für Ihr Portfolio aus. Wir geben sie als Beleg dafür, dass das Problem Größe hat und dass es sich adressieren lässt.
Kunden haben 41,6 Mio. USD an überflüssigen Reparaturpositionen abgelehnt, +112 % ggü. Vorjahr. 2,5 h Ersparnis je Reparatur, 3 Tage schnellerer Abschluss.
KI prüft den Kostenvoranschlag gegen Richtlinien, Limits, Preislisten, Historie und Garantie: freigeben / verhandeln / ablehnen / eskalieren. 1,5 Mio. Fahrzeuge, 1,6 Mrd. USD identifizierte Einsparungen in einem Jahr.
Scoring jeder Anfrage von 0–100 auf Basis von 40 Mio. Datenpunkten aus 5 Jahren: Freigabewahrscheinlichkeit, historischer Preis, Häufigkeit der Position bei dieser Werkstatt.
Prüfebene auf den Rechnungen: −60 % Bearbeitungszeit, −15–20 % Instandhaltungskosten in den getesteten Bereichen.
70 % Rechnungsautomatisierung, Bearbeitung von 9 auf 4 Tage, pünktliche Zahlungen von 60 % auf 90 %, 60 Konzerngesellschaften.
E-Rechnung: ein Fenster, kein Vorsprung
Werkstatt, Händler und Tankstelle stellen künftig einen strukturierten Beleg mit Einzelpositionen aus — in Deutschland als E-Rechnung nach ZUGFeRD oder XRechnung, in Polen über die staatliche KSeF-Schnittstelle. Die Hürde „baut erst OCR und zweihundert Schnittstellen” ist weg.
Der reine Rechnungsimport ist heute bei jedem Anbieter Standard. Der Vorsprung beginnt erst dahinter.
- Zuordnung der Positionen zu FIN und Auftrag mit Konfidenzwert
- Abgleich von Freigabe, Werkstattauftrag und Rechnung
- Erkennung von Duplikaten und Positionen über den Freigabeumfang hinaus
- Entscheidung vor der Freigabe, kein Report im Nachhinein
Für wen das ist
Wir verkaufen dort, wo Sie das Risiko der Instandhaltungskosten selbst tragen — denn nur dort frisst jede falsch freigegebene Reparatur direkt Ihr Ergebnis.
Sehr hohe Servicekosten, teurer Ausfall, hohe Laufleistungen. Jede falsch freigegebene Reparatur sehen Sie sofort im Ergebnis.
Feste Rate, Instandhaltungs- und Restwertrisiko auf Ihrer Seite. Die Vertragsmarge hängt an den Serviceentscheidungen.
Kosten je FIN, Freigaben, Rechnungen, Garantien und Laufleistung — dasselbe Problem bei engerem Leistungsumfang.
Hohe Rotation, Schäden, Kosten pro Tag und Wiederverkauf. Die Fahrzeughistorie entscheidet über das Ergebnis am Ende.
Reines Finanzierungsleasing ohne Exposure gegenüber Instandhaltungskosten ist heute nicht unser Kunde. Wenn Sie das Servicerisiko nicht tragen, betrifft Sie das Argument der zurückgeholten Marge nicht — und das sagen wir lieber im ersten Gespräch als im dritten.
Drei verschiedene Gespräche
Es gibt kein einheitliches Angebot für „die Leasinggesellschaft”. Es hilft zu wissen, in welchem Gespräch wir sind.
„Zahlen Sie nicht länger zu viel für Reparaturen und holen Sie die Zeit Ihres Teams zurück.“
Kennzahlen: Wert der erkannten Abweichungen · Anteil automatischer Entscheidungen · Freigabedauer
„Geben Sie Ihrem Kunden, was der Wettbewerb nicht hat — und sehen Sie seine Flotte.“
Kennzahlen: Retention bei Verlängerung · Upsell von Services · Nutzungsdaten der Fahrzeuge
„Wissen Sie früher, was zurückkommt und was es wert sein wird.“
Kennzahlen: Erfolgsquote bei Rückgabebelastungen · Zahl der Streitfälle · Treffsicherheit der Restwerte
Dasselbe Werkzeug können Sie an Ihren Kunden weiterverkaufen
FleetFlow läuft unter Ihrer Marke als Bestandteil des Vertrags. Der Flottenkunde erhält Kostenzuordnungen und Unternehmensstruktur, Controlling-Report und Buchungsdatei für die Buchhaltung, Kraftstoffbudgets, wiederkehrende Aufgaben, Fahrerkampagnen, EV-Audit und CO₂-Bilanz — dazu einen Assistenten, dem er seine Fragen in normalem Deutsch stellt.
ein Argument, das der Wettbewerb im Standard nicht hat
das härtere Argument bei der Vertragsverlängerung
die Telematik liegt heute beim Kunden, das Restwertrisiko bei Ihnen
Was wir nicht versprechen
Eine kürzere Liste als die der Funktionen, aber die wichtigere. Ein Finanzinstitut kauft bei jemandem, der die Grenzen des eigenen Produkts kennt.
Wir kalkulieren keine Restwerte
Wir liefern die geordneten Daten, auf denen die Kalkulation steht, und ein früheres Abweichungssignal. Kalkulieren tun Sie.
Wir ersetzen kein Kernsystem
Und wollen es im ersten Schritt auch nicht. Wir kommen über die API als Entscheidungsebene hinzu und geben die angereicherten Daten zurück.
Wir starten ohne Marktbenchmark für Reparaturpreise
Die erste Version vergleicht ein Fahrzeug mit seiner eigenen Historie und eine Werkstatt mit ihrer eigenen — dazu Vertragsregeln, Duplikate und Wiederholungen. Der kundenübergreifende Benchmark wächst mit jedem weiteren Kunden.
Wir geben Zahlen ausländischer Einführungen nicht als unser Ergebnis aus
Wir nennen sie als Bezugspunkt für die Größe des Problems. Ihr Ergebnis rechnen wir auf Ihren Daten, im Piloten.
Wie wir starten
Ohne Systemwechsel, ohne Prozessumbau und ohne IT-Projekt über ein Quartal. Das erste Ergebnis ist eine Zahl, keine Präsentation.
Diagnosegespräch
45 Minuten. Zehn Fragen zu Freigabe- und Rechnungsprozess. Sie gehen mit einer gerechneten Größenordnung heraus.
Ihre Daten aus drei Monaten
Servicerechnungen, Werkstattaufträge und Freigaben aus einem abgegrenzten Teil der Flotte. Ohne Integration, ohne Zugriff auf Produktivsysteme.
Zwei bis drei Wochen parallel
Wir arbeiten neben Ihrem Prozess. Wir vergleichen unsere Empfehlungen mit den Entscheidungen, die tatsächlich gefallen sind.
Ein Report mit einer Kennzahl
Der Wert der erkannten Abweichungen. Dazu der Anteil automatisch zugeordneter Positionen und die Freigabedauer.
Die Kennzahlen legen wir vor dem Start fest, nicht danach. Vier bis sechs: nicht zugeordnete Kosten, Anteil automatisch zugeordneter Rechnungen, Zahl und Wert der Ausnahmen, durchschnittliche Freigabedauer, Anteil automatischer Entscheidungen, erkannte Wiederholungen und Garantiefälle.
Die Fragen, die immer kommen
Wir zeigen Ihnen an Ihren Daten, wie viel Servicekosten heute unkontrolliert laufen
Auf Ebene von Fahrzeug, Freigabe und Rechnung. Ohne Austausch Ihres Systems. Nach wenigen Wochen haben Sie einen messbaren Report — und entscheiden, ob es überhaupt etwas weiter zu besprechen gibt.