Finansujecie konkretny VIN.
Dane dostajecie w agregacie.
Ryzyko kosztów utrzymania i wartości rezydualnej nosicie na pojedynczym pojeździe. Naprawę autoryzujecie bez punktu odniesienia, faktura przychodzi zbiorczo za całą sieć serwisową, a prawdę o pojeździe poznajecie przy zwrocie — kiedy nic już nie da się zmienić.
FleetFlow wchodzi w jedyny moment, w którym pieniądze jeszcze nie wyszły: w autoryzację kosztu.
Pilot na wydzielonym podzbiorze floty. Równolegle do Waszego procesu, bez wymiany systemu, który macie.
finansowanie pojazdów w 2025 r. — 73,8 % całego rynku leasingu
pojazdów we flotach CFM firm PZWLP (30.06.2026)
nowe rejestracje w CFM w H1 2026 — przy wzroście floty o 12,4 %
wzrost kosztów napraw r/r w 2024, przy inflacji 4,7 %
Flota w CFM rośnie o 12,4 %, nowe rejestracje o 2 %, a udział CFM w zakupach firmowych spada. Rośnie ogon portfela, nie sprzedaż — a to jest dokładnie ten moment, w którym marży szuka się w koszcie obsługi, nie we wzroście.
Gdzie pękają dane
Księgowość produkuje dostawcę i kwotę. Controlling potrzebuje czegoś zupełnie innego — i nikt tego łańcucha nie składa.
- 1zdarzenie: naprawa, przegląd, szkoda
- 2warsztat wystawia kosztorys
- 3autoryzacja — zwykle bez benchmarkutu wchodzi FleetFlow
- 4wykonanie
- 5faktura zbiorcza za sieć i okres
- 6koszt na kontrakcie po 30–60 dniach
Łańcuch, którego księgowość nie produkuje
VIN → zdarzenie → część lub usługa → przebieg → autoryzacja → umowa → klient → koszt
Autoryzacja bez punktu odniesienia
Zatwierdzający widzi kosztorys i próg kwotowy. Nie widzi, ile ta pozycja kosztowała u tego warsztatu kwartał temu, ile kosztuje u innych, czy ten pojazd nie miał tej samej naprawy pół roku temu i czy element nie jest jeszcze na gwarancji.
Rozrzut stawek między ASO a warsztatem niezależnym: 40–50 % za tę samą usługę.
Faktura zbiorcza bez pozycji per VIN
Jeden dokument, kilkaset pozycji, cała sieć serwisowa. Rozbicie to praca ręczna — branża sama mówi o wielu dodatkowych godzinach miesięcznie.
Część kosztu nigdy nie trafia na właściwy pojazd, tylko do worka „koszty floty”.
Opóźnienie 30–60 dni
Zanim koszt zostanie przypisany do kontraktu, pojazd zrobił kolejne pięć tysięcy kilometrów. Trend można opisać. Nie można na niego zareagować.
Rekoncyliacja z budżetem kontraktu: kwartalnie albo na koniec umowy.
Zerwane sprzężenie z wyceną
Budżet serwisowy w kontrakcie policzono trzy lata temu, przy innych cenach części i robocizny. Odchylenie ujawnia się w rozliczeniu końcowym.
Czyli w konflikcie z klientem, przy odnowieniu umowy.
Pytanie, na które żaden system w polskiej firmie leasingowej dziś nie odpowiada
„Pokaż mi wszystkie VIN-y, na których przewidywana marża spadła poniżej progu, wyjaśnij dlaczego i zaproponuj działanie.”
Żeby na nie odpowiedzieć, trzeba połączyć warstwy, które siedzą w osobnych silosach: core kontraktowy, ERP, serwis, faktury, szkody, opony, telematykę i remarketing.
Pięć mechanizmów, nie lista modułów
Każdy adresuje inny punkt wycieku. Drugi jest najważniejszy — i to od niego zaczyna się każde wdrożenie.
Koszt trafia na pojazd sam, w dniu wpływu faktury
Faktura zbiorcza od sieci serwisowej wpływa jako jeden dokument na kilkaset pozycji. Ktoś siedzi i rozbija ją ręcznie, część kosztów ląduje na koncie zbiorczym, kontroling widzi pełny obraz po kwartale.
Dokument jest rozbijany na pozycje, każda dopinana do pojazdu kaskadą: konto kosztowe u dostawcy → numer rejestracyjny → karta paliwowa lub konto klienta. Klasyfikacja (część, robocizna, materiał, ogumienie, szkoda, assistance) i księgowanie na przydział kosztowy z dnia zdarzenia. Pozycje niepewne idą do kolejki wyjątków z propozycją dopasowania.
- koszt pojazdu jest kompletny, nie „ten, który udało się przypisać”
- kontroling ma dane w dniu wpływu dokumentu, nie po kwartale
- człowiek rozstrzyga wyjątki, nie każdą pozycję
Decyzja przed akceptacją kosztu
Sedno całej ofertyAutoryzacja naprawy to jedyny moment w łańcuchu, w którym można jeszcze nie wydać pieniędzy. Wszystko po niej to już tylko księgowanie faktu. A osoba autoryzująca widzi kosztorys i próg — nie historię pojazdu, nie historię cenową warsztatu, nie gwarancję.
Przy każdym kosztorysie agent zwraca rekomendację z uzasadnieniem: czy naprawa jest logiczna dla tego przebiegu i wieku, czy to nie powtórka sprzed pół roku, czy nie powinna iść z gwarancji, czy cena zgadza się z historią tego warsztatu i sieci, czy zakres mieści się w umowie serwisowej. Poniżej progu i bez odchyleń — zatwierdzenie automatyczne.
- rutyna przechodzi sama, uwaga człowieka idzie na przypadki, które na nią zasługują
- każda rekomendacja ma uzasadnienie, poziom pewności i ślad audytowy
- krótszy czas decyzji to krótszy przestój — przy pojeździe ciężarowym przestój kosztuje więcej niż naprawa
Zatwierdzono ≠ wykonano ≠ zafakturowano
Trzy dokumenty opisują to samo zdarzenie: autoryzacja, zlecenie warsztatowe, faktura. W większości organizacji nikt ich systematycznie nie zestawia.
FleetFlow zestawia je automatycznie i pokazuje różnice: pozycje ponad zatwierdzony zakres, rozjazd ceny wobec autoryzacji, duplikaty, prace zafakturowane bez jakiejkolwiek zgody.
- najszybszy i najłatwiejszy do zaudytowania dowód wartości — różnica albo jest, albo jej nie ma
- warsztat, który wie, że każda pozycja jest zestawiana z autoryzacją, wystawia inne faktury
- dział zakupów dostaje twardy materiał do renegocjacji stawek
Pamięć pojazdu i pamięć warsztatu jako aktywo
Historia pojazdu jest rozsypana między systemem, mailem i pamięcią ludzi. Przy zwrocie zaczyna się dyskusja o tym, kto co pamięta — a zwrot to, jak mówi sama branża, najczęstsze źródło sporów na końcu kontraktu.
Każde zdarzenie zostaje przy pojeździe: koszt, zakres, warsztat, przebieg, decyzja i jej uzasadnienie. Po roku macie pełną historię pojazdu i profil kosztowy każdego warsztatu w sieci.
- obrona obciążeń przy zwrocie udokumentowaną historią, nie argumentem
- wsad pod wycenę wartości rezydualnej i sygnał odchylenia, zanim pojazd wróci
- pętla zwrotna do wyceny nowych kontraktów: rzeczywista krzywa kosztu zamiast założeń sprzed czterech lat
- wczesny sygnał ryzyka: pojazd, który nagle przestaje być serwisowany zgodnie z planem
Agent, który pracuje — zamiast ekranu, do którego trzeba wejść
Systemy flotowe i BI dają ekran. Ktoś musi na niego wejść, wiedzieć czego szukać i mieć na to czas. W praktyce wchodzi się tam, gdy problem już jest.
Agent przegląda dane sam i eskaluje tylko to, co wymaga człowieka. Pytanie zadaje się po polsku — „pokaż pojazdy, na których koszt serwisu przekroczył założenie o więcej niż 30 %” — i dostaje odpowiedź, a nie instrukcję, jak zbudować raport.
- wartość dostaje ktoś, kto nie ma czasu wejść do systemu
- operacje na danych floty za przełącznikiem per firma, kontrolą roli i pełnym audytem
- agent zatrzymuje się i pyta człowieka, gdy decyzja na to zasługuje
Policzcie to na swojej flocie
Nie ma polskich benchmarków wycieku kosztowego — nikt tego nie publikuje. Jest za to arytmetyka, którą można wypełnić własnymi liczbami w minutę.
To jest arytmetyka, nie obietnica. Wartości domyślne są przykładowe. Na pierwszej rozmowie zastępujemy je Waszymi liczbami — i jeśli wynik nie uzasadnia wdrożenia, mówimy to wprost, zamiast sprzedawać pilota.
Dowody, że te pieniądze da się odzyskać
Pięć wdrożeń z rynków, na których ta warstwa działa od lat. Mierzone i opublikowane.
To nie są nasze wyniki i nie podajemy ich jako prognozy dla Waszego portfela. Podajemy je jako dowód, że problem ma skalę i że da się go zaadresować.
Klienci odrzucili 41,6 mln USD zbędnych pozycji napraw, +112 % r/r. 2,5 h oszczędności na naprawę, 3 dni szybsze zamknięcie.
AI ocenia kosztorys wobec polityk, limitów, cenników, historii i gwarancji: zatwierdź / negocjuj / odrzuć / eskaluj. 1,5 mln pojazdów, 1,6 mld USD zidentyfikowanych oszczędności w rok.
Scoring każdego zgłoszenia 0–100 na bazie 40 mln punktów danych z 5 lat: skłonność do autoryzacji, cena historyczna, częstotliwość pozycji u warsztatu.
Warstwa audytu na fakturach: −60 % czasu przetwarzania, −15–20 % kosztów utrzymania w testowanych obszarach.
70 % automatyzacji faktur, przetwarzanie z 9 do 4 dni, płatności na czas z 60 % do 90 %, 60 podmiotów grupy.
KSeF: okno, nie przewaga
Od 2026 każdy warsztat, dealer i stacja paliw wystawia ustrukturyzowany dokument z pozycjami, dostępny przez jedno państwowe API. Bariera „zbuduj OCR i dwieście integracji” zniknęła.
Sam import faktur to dziś standard u każdego dostawcy. Przewaga zaczyna się dopiero za nim.
- dopasowanie pozycji do VIN-u i zlecenia z oceną pewności
- zestawienie autoryzacji ze zleceniem i fakturą
- wykrycie duplikatu i pozycji ponad zgodę
- decyzja podjęta przed akceptacją, nie raport po fakcie
Dla kogo to jest
Sprzedajemy tam, gdzie sami ponosicie ryzyko kosztów utrzymania — bo tylko tam każda źle zaakceptowana naprawa wprost zjada Wasz wynik.
Bardzo wysokie koszty serwisu, drogi przestój, duże przebiegi. Każda źle zaakceptowana naprawa widać od razu w wyniku.
Stała rata, a ryzyko kosztów utrzymania i wartości rezydualnej po Waszej stronie. Marża kontraktu zależy od decyzji serwisowych.
Koszt na VIN, autoryzacje, faktury, gwarancje i przebieg — ten sam problem w węższym zakresie usług.
Wysoka rotacja, szkody, koszt na dzień i odsprzedaż. Historia pojazdu decyduje o wyniku na wyjściu.
Czysty leasing finansowy bez ekspozycji na koszty utrzymania to nie jest dziś nasz klient. Jeśli nie ponosicie ryzyka serwisowego, argument o odzyskanej marży Was nie dotyczy — i wolimy to powiedzieć na pierwszej rozmowie niż na trzeciej.
Trzy różne rozmowy
Nie ma jednej oferty dla „firmy leasingowej”. Warto wiedzieć, w której rozmowie jesteśmy.
„Przestańcie przepłacać za naprawy i odzyskajcie czas zespołu.”
Mierniki: wartość wykrytych odchyleń · procent decyzji automatycznych · czas autoryzacji
„Dajcie klientowi to, czego nie ma u konkurencji — i zobaczcie jego flotę.”
Mierniki: retencja przy odnowieniu · upsell usług · dane o użytkowaniu pojazdu
„Wiedzcie wcześniej, co wróci i ile to będzie warte.”
Mierniki: skuteczność obrony obciążeń · liczba sporów · trafność wyceny RV
To samo narzędzie możecie odsprzedać swojemu klientowi
FleetFlow działa pod Waszą marką jako element kontraktu. Klient flotowy dostaje przydziały kosztowe i strukturę firmy, raport kontrolingowy i plik dekretu do księgowości, budżety paliwowe, zadania cykliczne, kampanie do kierowców, audyt EV i ślad węglowy — oraz asystenta, któremu zadaje pytania po polsku.
argument, którego konkurencja nie ma w ofercie standardowej
twardszy argument przy odnowieniu kontraktu
telematyka jest dziś u klienta, a ryzyko rezydualne u Was
Czego nie obiecujemy
Krótsza lista niż ta z funkcjami, ale ważniejsza. Instytucja finansowa kupuje od kogoś, kto zna granice własnego produktu.
Nie wyceniamy wartości rezydualnej
Dostarczamy uporządkowane dane, na których wycena stoi, i wcześniejszy sygnał odchylenia. Wyceniacie Wy.
Nie zastępujemy systemu core
I nie chcemy go zastępować w pierwszym kroku. Wchodzimy przez API jako warstwa decyzyjna i oddajemy wzbogacone dane z powrotem.
Nie mamy na starcie benchmarku rynkowego cen napraw
Pierwsza wersja porównuje pojazd z jego własną historią, a warsztat z jego własną — plus reguły kontraktowe, duplikaty i powtórki. Benchmark międzyklientowy rośnie z każdym kolejnym klientem.
Nie obiecujemy liczb z zagranicznych wdrożeń jako naszego wyniku
Podajemy je jako punkt odniesienia dla skali problemu. Wasz wynik policzymy na Waszych danych, w pilocie.
Jak zaczynamy
Bez wymiany systemu, bez zmiany procesu i bez projektu IT na kwartał. Pierwszy wynik jest liczbą, nie prezentacją.
Rozmowa diagnostyczna
45 minut. Dziesięć pytań o proces autoryzacji i fakturowania. Wychodzicie z policzonym rzędem wielkości.
Wasze dane z trzech miesięcy
Faktury serwisowe, zlecenia i autoryzacje z wydzielonego podzbioru floty. Bez integracji, bez dostępu do systemów produkcyjnych.
Dwa–trzy tygodnie równolegle
Pracujemy obok Waszego procesu. Porównujemy nasze rekomendacje z decyzjami, które faktycznie zapadły.
Raport z jedną metryką
Wartość wykrytych odchyleń. Do tego procent pozycji dopasowanych automatycznie i czas autoryzacji.
Mierniki ustalamy przed startem, nie po. Cztery do sześciu: niedopasowany koszt, procent faktur dopasowanych automatycznie, liczba i wartość wyjątków, średni czas autoryzacji, procent decyzji automatycznych, wyłapane powtórki i przypadki gwarancyjne.
Pytania, które padają zawsze
Pokażemy na Waszych danych, ile kosztów serwisowych nie jest dziś kontrolowanych
Na poziomie pojazdu, autoryzacji i faktury. Bez wymiany systemu, który macie. Po kilku tygodniach macie mierzalny raport — i decydujecie, czy w ogóle jest o czym rozmawiać dalej.